Manuály postupů jsou užitečnými nástroji pro různá nastavení zaměstnání. Ať už zaměstnanci potřebují vědět, jak kopírovací stroj obsluhovat, nebo jak absolvovat požadované školení v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví, přehled kroků vám může nabídnout postupová příručka. Mnoho zaměstnavatelů navrhuje kombinované manuály „zásad a postupů“, ale je důležité si uvědomit rozdíl: zásady odrážejí pravidla, zatímco postupy odrážejí procesy a způsob jejich dokončení. Při sestavování příručky účinného postupu je důležité zaměřit se na samotný postup a poskytnout informace, které budou pro jeho provádění užitečnější pro zaměstnance.
Vlastnosti
Manuál postupu by měl být snadno čitelný a použitelný. Procedurální manuál, který vyžaduje jeho vlastní procedurální manuál, jen aby si jej přečetl, není pro žádného zaměstnance moc užitečný. Manuál postupu by měl být navíc konzistentní ve všech prvcích, včetně stylu, designu a informací. Manuál postupu je navržen tak, aby pomohl ostatním při dokončení určitého úkolu, proto by měl být psán s ohledem na čtenáře. Popsané procesy by měly být jasné a logické, aby všichni čtenáři mohli postup bez problémů dodržovat.
Funkce
Návody k postupu se budou u konkrétních funkcí lišit v závislosti na typu podrobných informací. Efektivní příručky postupů jsou však většinou ty, které mají jasné a konzistentní formátování, aby čtenáři věděli, jak postupovat podle materiálu. Odstavce by měly začínat a končit bez zmatků a čtenáři by se neměli divit, kde končí jeden krok a začíná další. Při popisu kroků by autoři měli používat silná akční slovesa, aby zajistili, že čtenáři vědí přesně, co mají dělat, a měli by jim případně nabídnout vysvětlení a možnosti. Všechny ikony, obrázky nebo grafy / grafy by měly být srozumitelné a snadno srozumitelné.
Styl psaní
Styl psaní příručky postupu by se měl opírat o jasný a výstižný jazyk. Všechny procedurální informace by měly být přesné a veškerá zkratka by měla být vyjasněna vysvětlením v závorkách - například „Food and Drug Administration (FDA)“. V příručkách postupů, které budou nějakou dobu v oběhu, nepoužívejte konkrétní informace, které by mohly rychle zastarat. Je třeba se vyhnout technickému jazyku a žargonu, který bude většině cizí.
Design
Návrh příručky k postupu bude do značné míry záviset na typu postupu, který je načrtnut, ale pro všechny příručky k postupu platí některá návrhová doporučení. Dobrá příručka postupu používá velké prázdné místo. To znamená, že příručka není přetížena tiskem, ale spíše nabízí spoustu odsazení a zalomení odstavců, aby se čtenář nevyplašil. Efektivní příručky postupů mají také jasné nadpisy a podnadpisy, stejně jako jakékoli jiné vhodné štítky a nástin mnoha bodů.
Odpovědnosti
Osoby odpovědné za psaní příruček o postupech jsou rovněž odpovědné za jejich pravidelné kontroly. Pokud materiál přestane být relevantní, měl by být odstraněn nebo aktualizován. Pokud informace nepomáhají zaměstnancům účinně, měla by být příručka přepracována a vylepšena. Manuál postupu je jen tak užitečný jako práce, kterou umožňuje čtenářům dosáhnout, a pokud to manuál neprovede, autor je zodpovědný za jeho změnu.