Co je ID zaměstnance?

ID zaměstnance je kód používaný zaměstnavatelem k jedinečné identifikaci lidí pracujících v organizaci. ID zaměstnanců umožňují efektivní a přesné vedení záznamů a pomáhají chránit důvěrné informace. Pokud provozujete malou firmu s hrstkou zaměstnanců, nemusí být ID zaměstnance naléhavým problémem, ale jak vaše firma roste, nabývá větší důležitosti.

Proč ne SSN?

Identifikační číslo zaměstnance není stejné jako daňové identifikační číslo nebo číslo sociálního zabezpečení (SSN), které přiděluje federální vláda. Ačkoli SSN jsou další užitečnou formou ID, měly by být uchovávány v tajnosti a neměly by být používány pro každodenní vedení záznamů. Zloději identity vyhledávají SSN, protože jedinečně identifikují občany USA. Identifikace zlodějů může pomocí čísel sociálního zabezpečení vytvářet falešné identifikační karty a další podvodné dokumenty. To je těžší s ID zaměstnanců, protože mimo interní záznamy společnosti je nepoužívají.

Problém „John Smith“

Jak vaše společnost roste, zvyšuje se pravděpodobnost, že budete zaměstnávat více lidí, kteří mají stejné jméno, zejména pro běžná jména. Ačkoli prostřední jména a tituly jako „Doktor“ mohou pomoci rozlišovat lidi, nemusí to vždy fungovat. Systém jedinečných ID zaměstnanců vám umožňuje identifikovat a odpovídat na lidi, kteří mají stejné jméno.

Formát ID kódu

Když vytvoříte identifikační kód zaměstnance, formát je zcela na vás. Může to být číslo nebo kombinace písmen, čísel a dalších symbolů. Podnik může pomocí ID identifikovat typ zaměstnance; například „T“ následované několika číslicemi může tuto osobu identifikovat jako technika. Některé společnosti používají schéma postupného číslování, ve kterém pracovníci, kteří se připojili brzy, mají nízký počet a ti najatí později získají vyšší čísla.

Centrální kontrola identifikačních čísel

Je důležité, aby vaše firma přiřadila nová identifikační čísla na jednom nebo centralizovaném místě ve společnosti, jako je oddělení lidských zdrojů, nebo pro malé podniky, účetní nebo vaši mzdovou osobu. Díky centralizaci odpovědnosti snižuje pravděpodobnost, že dá stejné číslo více než jedné osobě nebo že stejná osoba skončí s více čísly. Pro hladce fungující účetní systém je zásadní jedinečnost.

Víceúčelové ID

Je možné, že vaše organizace může použít jedno číslo zaměstnance pro více účelů. Například neplacený stážista nemusí být v mzdovém systému, ale stále potřebuje prostředky, jako jsou klíče a přístup k počítači. Pokud vaše společnost najme stážistu, může si ponechat stejné číslo; nemusíte je znovu zadávat do svého účetního systému.

ID zaměstnance a databáze

ID zaměstnanců pomáhají zefektivnit vedení počítačových záznamů snížením nadbytečných informací. Například v souboru zaměstnance může být ID zaměstnance, jméno, adresa bydliště a telefonní číslo. Soubor ke sledování času dovolené může mít pouze ID číslo a datum dovolené. Počítač automaticky spojí tyto dva soubory dohromady pomocí identifikačního čísla, což vám umožní vidět jméno zaměstnance a jeho čas dovolené v sestavě.

Zaměstnanec vs. ID zaměstnavatele

Nezaměňujte ID zaměstnance s ID zaměstnavatele (EIN). Posledně jmenovaný je kód přidělený federální vládou podnikům pro daňové a zpravodajské účely. Je to podobné jako číslo sociálního zabezpečení, protože jednoznačně identifikuje společnost. Každý podnik v USA, který zaměstnává lidi, potřebuje EIN.