Majitelé firem zlepšují svůj image veřejného podnikání, když jsou jejich podnikové zásady pevně stanoveny pro profesionální komunikaci. Je běžné, že zaměstnanci jsou velmi neformální, pokud jde o obchodní e-maily. A i když je to běžné, neformální obchodní e-maily nejsou akceptovaným obchodním standardem. Majitelé firem si musí uvědomit, že stanovení správného tónu nastaví tón celého dopisu.
Začněte pozdravem. Omezte možnosti oslovení a dejte personálu příslušnou volbu.
Standardní pozdrav
Standardní pozdrav je „Vážený pane (příjmení osoby).“ A jako je tomu u tradiční poštovní korespondence, použití standardního pozdravu je projevem úcty a profesionality. Někteří to mohou považovat za staromódní, ale je to přijatelnější, než být neúmyslně urážliví.
Pozdrav, který začíná „Milý“, je nadčasový. Použijte příjmení dané osoby, pokud jej máte, nebo pokud je vztah nový. To ukazuje respekt.
Například „Vážený pane Jonesi,“ je upřednostňován před „Vážený Johne.“ Pokud si nejste jisti titulem osoby (pan, paní, paní nebo slečna) nebo příjmením, je přijatelné použít křestní jméno. Mělo by být standardní politikou společnosti, aby se zaměstnanci pokusili zjistit příjmení příjemce, než se uchýlí k použití křestního jména.
Přátelštější pozdrav
Někdy jsou e-maily psány s použitím méně formálních standardů jednoduše proto, že odesílatel chce být přátelštější. Například „Ahoj“ je přátelštější než „Milý“. To může být použito i ve studené komunikaci, kdy odesílatel nemá jméno příjemce. Používá se také s křestním jménem, například v „Ahoj Jennifer.“
Vlastník firmy může mít konkrétní vztahy s klienty, pokud se to používá při formálním oslovení, jak je definováno v postupech společnosti. Zaměstnanci by například mohli nastoupit na novou klientku a zeptat se jí, zda dává přednost tomu, aby jí říkali křestní jméno nebo příjmení.
Profesionální, ale srdečný
Majitelé firem viz „Pozdravy“ použitý v korespondenci. Jde o přijatelný pozdrav, ale navrhuje spíše srdečný obchodní vztah než formální vztah. Připadá mi to jako snaha být přátelský a odlišný, ale stále se to považuje za formální. Často je to vidět v chladných e-mailech nebo v korespondenci, kdy vysílající strana nemá silný vztah s příjemcem.
Pozdravy, kterým je třeba se vyhnout
Než začnete psát pozdrav, přemýšlejte o tom, kdo čte e-mail. Pokud si nejste jisti, jak zahájit obchodní e-mail, udělejte chybu na straně tradičních pozdravů. Počínaje e-mailem „Hej“ je často vidět u mladších zaměstnanců, kteří ke všemu přistupují neformálně.
Pro většinu obchodních situací je to však příliš běžné kvůli možné neúctě ze strany některých příjemců. To platí zejména tehdy, když mladší zaměstnanec pošle e-mail staršímu zájemci nebo obchodnímu kolegovi.
Další pozdrav, kterému se musíte vyhnout, je: „Komu se to může týkat,“ pokud nemáte vůbec žádnou představu o totožnosti příjemce. Tento pozdrav naznačuje slepý e-mail, který nemá žádný vztah s příjemcem. Většina příjemců to okamžitě vidí jako slepý e-mail a před přečtením jej mohou zahodit. Například „Ahoj“ je přátelštější než „Milý“ a je častější, když má odesílatel navázaný pozitivní vztah s příjemcem.
Spropitné
Je lepší udržovat věci krátké, pokud nemáte spoustu informací. „Ahoj,“ je lepší než „Milý příteli,“ i když po „Ahoj“ nemáte jméno.