Zápisy ze schůzky nejsou jen cheatem toho, co bylo řečeno na schůzce zaměstnanců z minulého týdne. Zápisy mohou být formální právní dokumenty, které představují oficiální akci představenstva společnosti nebo vedení vládního subjektu. Vzhledem k tomu, že zápisy jsou oficiálním záznamem obchodní a vládní činnosti, vyplatí se je efektivně rozvíjet. Pokud ručně psáte poznámky na papír, může vám pomoci, pokud máte předtištěný formulář, takže můžete vhodnou informaci umístit tam, kam jde. Počítačový formulář můžete také vytvořit, pokud si při schůzce vezmete svůj laptop nebo elektronický notebook.
Informace v záhlaví
Minuty obsahují záhlaví data a místa schůzky. Záhlaví zaznamenává, kdo byl přítomen a kdo měl omluvenou nepřítomnost, a obvykle identifikuje osobu, která sloužila jako předsedající úředník schůzky a sekretářka záznamu. Schůze, které se konají současně na více místech - například prostřednictvím videokonferencí - obvykle zaznamenávají účast na základě místa.
PŘÍKLAD:
Zápis ze schůze představenstva společnosti A-1 4. května 2017 Místnost výkonné rady, budova ústředí Robert Johnson, předseda & Kyle McGregor, tajemník nahrávky Přítomní: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Úvodní materiál
Minuty obvykle začínají přesným časem, kdy předsedající důstojník svolal schůzi na objednávku. U většiny schůzí patří k prvním bodům pořadu úvod, poznámky předsedajícího a schválení zápisu z předchozí schůze. Zachyťte hlavní body nabízené během poznámek předsedajícího. Pokud členové nabídli jakékoli změny zápisu z předchozí schůze, zaznamenejte změny přesně.
PŘÍKLAD:
Pan Johnson svolal schůzku na objednávku ve 14:46 hodin. Po neformálním představení Johnson oznámil, že jeho kočka nedávno porodila šest koťat. Na návrh paní Hawthorne byl zápis z červencového setkání přijat jednomyslným souhlasem s výjimkou, že slovo „truck“ v bodě 15 je zasaženo a nahrazeno slovem „semi traktor“.
Agenda souhlasu
Ačkoli má každá schůzka jinou strukturu, formální schůzky - zejména pro vládní skupiny - obvykle začínají „agendou souhlasu“, což je něco víc než řada zpráv a prohlášení, která nevyžadují hlasování. Agenda souhlasu často zahrnuje korespondenci, zprávy výborů a další informační materiály.
Zaznamenejte hlavní body pro každý bod projednávaný během agendy souhlasu, identifikujte předmět rozhovoru a všechny hlavní komentáře, které členové během otevřené diskuse nabízejí.
PŘÍKLAD:
Paní Smithová přečetla do záznamu dopis společnosti XYZ Manufacturing Company ze dne 4. listopadu. Dopis ocenil profesionalitu přepravní divize v urychlení dodávek vysoce postavených produktů. Pan Perez jménem divize dopravy uvedl, že XYZ odvedl vynikající práci při poskytování podrobných pokynů k trase.
Obchodní agenda
Obchodní agenda je tam, kde je akce - ta část schůze, kde členové debatují a hlasují o různých akčních bodech. Pro formální zápis musí sekretář přepsat skutečný návrh hlasování a skutečný záznam hlasování, včetně toho, kdo hlasoval pro a proti otázce. Tajemník obvykle také zachycuje shrnutí debaty, včetně hlavních bodů, které učinil každý člen, který hovořil.
Technicky neexistuje nic jako hlasování pro „zdržet se“. Zdržet se hlasování znamená vůbec nehlasovat. Lidé, kteří si přejí zaznamenat, že nejsou pro nebo proti nějaké záležitosti, by měli místo toho hlasovat „přítomni“.
PŘÍKLAD:
Johnson zahájil diskusi o faktuře od ABC Widgets za 21 434,87 $. Paní Hatoyama uvedla, že fakturu minulý týden schválil finanční výbor. Pan Michaels uvedl, že podporuje pokračující práci s ABC Widgets. Hatoyama se rozhodl schválit fakturu od společnosti ABC Widgets, Inc. za 21 434,87 $. Paní Sandbornová se přidala. Motion nesl 4: 2, přičemž Hatoyama, Sandborn, Michaels a Smith byli pro a Perez a Clark byli proti.
Závěrečné materiály
Většina minut obvykle končí časem, kdy byla schůzka přerušena. Zápis podepisuje předsedající úředník a sekretář záznamu, ačkoli je-li sekretář hlasujícím členem skupiny, pak často postačuje pouze podpis sekretáře.
PŘÍKLAD:
Johnson schůzi přerušil v 19:14. Další schůzka je naplánována na 5. srpna v 15:00 v místnosti výkonné rady.
Podepsáno, Robert Johnson, předseda Kyle McGregor, sekretář záznamu