Každý podnik má způsob, jakým funguje a dělá věci. Podniky a vedoucí společnosti bez jasných obchodních zásad mají často podřízené činit rozhodnutí, která nejsou v souladu s tím, co vedení skutečně chce vidět. Jasné, stručné a písemné plány obchodní politiky pomáhají jakémukoli podniku udržovat konzistenci provozu a zbavit vedení nutnosti mikromanage. Když jsou vytvářeny a používány obchodní politiky, existuje standardizace toho, jak společnost dodává produkty nebo služby spotřebitelům.
Co je v obchodní politice?
Obchodní politika je soubor pravidel definovaných vlastníkem nebo vedením společnosti. Některé zásady jsou definovány předpisy, jako jsou federální zákony o ochraně osobních údajů, zatímco jiné jsou navrženy vedením společnosti, aby zajistily, že se věci budou řídit určitými normami. Obchodní zásady se obecně nacházejí v provozní příručce nebo v příručce pro zaměstnance. Ačkoli různé podniky mohou mít různé zásady, každá obchodní politika má stejných sedm funkcí. Obchodní politika musí být konkrétní, jasná, jednotná, vhodná, jednoduchá, inkluzivní a stabilní.
- Specifické : Pokud zásada není konkrétní, implementace se stane nekonzistentní a nespolehlivou. Například „Zaměstnanci nemusí parkovat na parkovišti pro hosty.“
- Jasné : Obchodní politika nemá dvojznačnost. Je napsán snadno srozumitelným jazykem. Například „Okamžité uvolnění zaměstnání je výsledkem toho, že řidiči společnosti mají v záznamu o řízení dva body.“
- Uniform : Tato politika by měla být standardem, který může každý dodržovat, od nejvyššího managementu až po pracovníky závodu. Například „Každý, kdo vstoupí na staveniště, musí mít neustále ochrannou čepici, boty a brýle.“
- Vhodné : Obchodní politiky by měly být relevantní pro organizační cíle a potřeby. Například „Obvinění z diskriminace a sexuálního obtěžování jsou vyšetřována s uplatněním disciplinárních opatření na základě zjištění vyšetřování.“
- Jednoduché : Zásady musí být chápány vším, na co se v rámci podnikání vztahují. Například „Zákaz kouření do vzdálenosti 100 stop od svařovacích operací určených malovanými žlutými podlahovými čarami.“
- Inkluzivní : Obchodní politika není pro malou skupinu v podnikání něco relevantního, musí pokrývat široký rozsah a zahrnovat všechny. Například „Obchodní oděv je vyžadován vždy v kanceláři nebo na schůzce s klienty.“
- Stabilní : To se týká implementace. Dojde-li k incidentu, měla by být zásada stabilní, aby neexistovala nerozhodnost při jeho dodržování. Například „Mobilní telefony nejsou v konferenční místnosti povoleny.“
Obchodní politika může být flexibilní při změně parametrů v podnikání, průmyslu nebo na trhu. Používání těchto funkcí jako vodítka k vytváření jakékoli obchodní politiky pomáhá vedoucím pracovníkům udržovat shodnou strukturu ve společnosti. Být hbitý v podnikání a přizpůsobit se zpětné vazbě od zaměstnanců, spotřebitelů a trhu je to, co udržuje velké společnosti úspěšné.
Důležitost plánů obchodní politiky
Obchodní politiky jsou důležité a ovlivňují vše od zákonných závazků až po spokojenost zaměstnanců a pozitivní image veřejnosti. Zásady zajišťují, aby všichni byli na stejné stránce, pokud jde o očekávání určitých věcí. Podnikání může mít zásady týkající se různých aspektů společnosti. Mohou existovat bezpečnostní politiky, politiky náboru lidských zdrojů a antidiskriminační politiky. Mohou existovat také zásady týkající se oblékání zaměstnanců, rozvrhů obědů, volna a svátků. Pro zákaznickou zkušenost jsou relevantní další zásady, včetně pozdravů zákazníků, správy telefonních hovorů a specifik dodávek produktů.
Všechny tyto zásady vytvářejí pozitivní pracovní prostředí. Zaměstnanci, kteří se při práci cítí v bezpečí před úrazy nebo diskriminací, jsou šťastnější a produktivnější. To je důležitý aspekt produktivity, který musí každý vlastník firmy zvážit. Když mají zaměstnanci konkrétní směrnice o oblékání, plánování a požadování volna, vyrovná to pole a chrání zaměstnance před zvýhodňováním. Udává tón kancelářské dynamiky a základ pro týmovou práci. Pouhá organizace plánů vyžaduje práci jako tým nebo alespoň zvážení ostatních členů týmu.
Pokud jde o zásady provozu a zákaznické zkušenosti, je to nezbytné pro konzistentní provoz a schopnost řešit potenciální problémy. Pokud má zásada následovat po dodání produktu, a to se nestane, mohou manažeři cílit na tento segment procesu s vyšší návratností.
Založení firemní kultury
Pokud jsou politiky jasně stanoveny v písemném plánu, jsou stanovena očekávání. Tím se začíná zakládat firemní kultura toho, co dělat, co nedělat a jak jednat. Zaměstnanci, kteří dostávají očekávání ve jasně nastíněném formátu, jsou schopni tyto povinnosti lépe plnit a mají tendenci odbočit méně často od „scénáře“ než zaměstnanci, kteří jsou zaměstnáni v podnicích, které nemají jasně napsané zásady.
Zásady samozřejmě nic neznamenají, pokud vedení zásady neprovede. Některé zásady, například bezpečnost a diskriminace, mají právní důsledky a přímo ovlivňují produktivitu a spokojenost zákazníků. Pokud manažer nebude vyžadovat, aby zaměstnanci dodržovali zásady šestiměsíčního přezkumu po nákupu, pak by společnost mohla přijít o podnikání a pro manažera bude obtížnější zahájit politiku vymáhání.
Například Google má firemní kulturu, která je velmi řízená zaměstnanci, což znamená, že rodiče mohou upravovat plány kolem hodin péče o děti; Majitelé psů mohou přivést Fida do práce a zaměstnanci mohou trávit část času osobními projekty, které by chtěli rozvíjet, nejen tím, jaký projekt jim byl přidělen. Jedná se o velkou flexibilitu, která je načrtnuta s velmi jasnými parametry společnosti, aby zaměstnanci věděli, kde jsou hranice. Výsledkem je, že Google je místem, kde lidé rádi pracují, a tato politika vedla k tomu, že se Google stal globálním lídrem v oblasti technologií.
Školení zaměstnanecké obchodní politiky
Vedoucí pracovníci v podnikání musí školit zaměstnance v obchodní politice. Každý zaměstnanec by měl dostat příručku pro zaměstnance, která v jednom centrálním dokumentu popisuje všechny zásady. Aktualizace by měly být šířeny písemně jako dodatky k příručce. Pokud by příručka zastarala, měla by být revidována, aby byly nově implementované změny integrovány do příručky pro zaměstnance.
Zaměstnavatelé by také měli příručku udržovat přístupnou prostřednictvím cloudových nebo online portálů, aby k ní měli zaměstnanci přístup, pokud existuje dotaz. Díky tomu, že je online, neexistuje žádná omluva pro žádného zaměstnance, aby řekl, že to nevěděl.
Ale to nestačí. Zaměstnavatelé by měli pořádat školení k přezkoumání klíčových politik. Mnoho podniků pořádá školení zaměřené na inkluzivitu, které zaměstnancům pomáhá lépe pochopit, jaký typ jazyka nebo jednání lze považovat za obtěžování nebo diskriminaci. Nepředpokládejte, že zaměstnanci vědí dobře od špatného. Vycvičte je, aby tomu rozuměli. To pomáhá udržet podnik a zaměstnance mimo právní problémy.
Totéž platí, pokud jde o operace. Pokud potřebujete, aby zaměstnanci sledovali konkrétní skript v telefonu, zkontrolujte jej spolu s nimi a zahrajte si role. To platí i pro osobní interakce. Nepoužívejte pouze kontrolu prodejních procesů. Udělejte si čas na přezkoumání potenciálních problémů se zákaznickými službami, aby byli zaměstnanci lépe vyškoleni v řešení potenciálních problémů během dne. Čím více se zaměstnanec dokáže vypořádat s problémy zákazníků, tím méně je přesměrován do řetězce velení na vedení. To uvolňuje vedoucí pracovníky v podnikání, aby se soustředili na strategie růstu a rozvoje.
Porušení obchodních zásad
Je důležité být v souladu s jakoukoli obchodní politikou. Dokonce i něco tak jednoduchého jako „každý pracovník mimo pracoviště bude mít tričko zastrčené“ vyžaduje správu. Jak již bylo uvedeno, nemůžete si vybrat, kdy implementovat zásadu. To vytváří zmatek a nepřátelství mezi zaměstnanci, kteří nevědí, jaká verze šéfa v daný den přijde.
Pokud jsou obchodní zásady implementovány a důsledně spravovány, musíte zaměstnance nést odpovědnost za porušení. Mělo by existovat proces nebo protokol, který by management měl dodržovat a který je vhodný pro danou akci. To vám pomůže dokumentovat, co se děje se zaměstnanci, a určit, zda je třeba někoho zaměstnance propustit.
Pokud například platí zásada, že všichni muži mají kravatu a všechny ženy nosí punčocháče, procesem porušení může být slovní varování, po kterém následuje zápis do spisu zaměstnance. Opakované porušování by mělo za následek další disciplinární opatření, jako je probace nebo dokonce pozastavení. Na druhou stranu, pokud platí zásada, že na místě musí být po celou dobu nošení přilby, narušení se stane problémem s bezpečností a vyžaduje okamžité opatření, včetně písemného sepsání a odstranění z webu.
Politiky, které se točí kolem legality, jako je obtěžování a diskriminace, by měly vyžadovat zapojení právních odborníků, v případě potřeby vymáhání práva a provedení vyšetřování, aby se zjistila pravda. Jednotlivci mohou být rozděleni a pracovní povinnosti mohou být upraveny až do vyšetřování, ale před ukončením vyšetřování je vhodné střílet jen zřídka.
Důležitost vaší obchodní politiky
Zásady a metody implementace, které si zvolíte jako vedoucího v podnikání, budou přímo ovlivňovat výkon vašich zaměstnanců. Někteří vedoucí firmy nechtějí mít vše v rigidním formátu, zatímco jiní rádi implementují konkrétní procesy v každé fázi provozního procesu společnosti. Toto je rozhodnutí vlastníka firmy.
Mějte na paměti, že některé zásady a postupy jsou navrženy tak, aby zabránily právním problémům, zatímco jiné jsou určeny k budování image, zkušeností a kultury společnosti. Vedoucí podniku by si měl být vědom toho, jak politiky ovlivňují jeho tým. Pokud se oblékání stává problémem většiny zaměstnanců, mohla by nová politika, jako je příležitostná páteční politika, změnit dynamiku kanceláře pozitivním směrem. Pokud neexistují žádné zásady týkající se mobilních telefonů, ale zaměstnanci tráví hodiny nad osobními hovory, texty a sociálními médii, měla by být implementována nová politika s tréninkem, která by měla zlepšit produktivitu. Manažeři by měli pravidelně hodnotit zásady společnosti a jejich efektivitu pro úspěch podnikání.
Vytváření obchodních zásad
Stanovení zásad obecně začíná tím, že vlastník firmy nebo jeho počáteční vedoucí tým napíše příručku pro zaměstnance a obchodní plán s posláním a vizí. Tým musí zvážit, jaké jsou standardní zásady regulované federálními a státními předpisy. Některé regulované zásady zahrnují zásady ochrany osobních údajů, antidiskriminační pravidla, přesčasy a platy za dovolenou a dokonce i programy zdravotní péče.
Většina podniků zjistí, že tato regulovaná pravidla jsou u mnoha společností podobná, i když se některé společnosti rozhodly jít nad rámec požadovaných zásad. Pak existují operace a kulturní politika. Patří mezi ně image, kterou vůdci chtějí, aby společnost měla, a interní firemní kulturu, kterou se snaží vytvořit. Obchodní politika může definovat vše od oblékání až po kouření v práci.
Jakmile budou vytvořeny hlavní zásady, musí si obchodní vedoucí udržet impuls k tomu, jak zaměstnanci a zákazníci na tyto zásady reagují. Pokud má politika negativní dopad na celkovou produktivitu společnosti, je třeba hledat zpětnou vazbu a zvážit úpravy. Každý vedoucí podniku to musí mít jako svoji vlastní politiku úspěchu. Podniky jsou proměnlivé entity, které se neustále mění. Přílišná tuhost může mít za následek negativní výkon a negativní výsledky. Řešení problémů s výrobou někdy začíná řešením obchodních zásad.