Během prodeje zboží nebo služeb uzavírají kupující a prodávající dohodu o uzavření obchodu a dokončení finanční transakce. Smlouva může být ústní nebo písemná a podmínky transakce budou zaznamenány nebo zdokumentovány na faktuře a stvrzence. Faktury a příjmy jsou zdrojovými dokumenty pro účetnictví; faktura se také nazývá faktura. Faktury a stvrzenky se používají v účetnictví k zaznamenávání prodejních transakcí ak účtování požadavků a stvrzenek k platbě.
Faktury poskytnuté prodejcem
Faktura je faktura nebo žádost o platbu za prodej. Uvádí seznam zboží nebo služeb poskytovaných prodejcem zákazníkovi spolu s cenami, kredity, slevami, daněmi a celkovou splatnou částkou. Může také zahrnovat informace o kreditu, číslo faktury, jméno prodejce a jakékoli speciální prodejní programy.
Mnoho faktur například kupujícímu umožňuje 30denní platbu a nabízí slevu na platbu během prvních 10 dnů od data vystavení faktury. Faktura obsahuje obchodní kontaktní údaje prodávajícího, včetně obchodního jména, adresy, telefonního čísla, faxového čísla a webové adresy. Zahrnuje také kontaktní informace kupujícího a datum prodejní transakce. Faktury by neměly být zaměňovány s objednávkami, což jsou písemné žádosti kupujících k prodejcům, které opravňují k odeslání nebo dodání zboží se souhlasem k úhradě.
Potvrzení prokazující, že platba proběhla
Potvrzení je dokumentace, že byla provedena platba za účelem dokončení prodeje. Ve většině případů slouží jako doklad o vlastnictví. Uvádí zboží nebo služby, ceny, kredity, slevy, daně, celkovou zaplacenou částku a způsob platby. Potvrzení obecně obsahují informace o kupujících a prodejcích v různých formátech a v různé míře.
Například nákupy v místě prodeje, jako je nákup benzínu pro auto na čerpací stanici, obsahují úplné kontaktní údaje prodejce, ale omezené informace o kupujícím. Doklad o zaplacení je kupujícím.
Vydavatelé a příjemci
Faktury a příjmy generují prodejci, obchodníci a prodejci a vydávají je kupujícím, zákazníkům nebo klientům. Účetní oddělení, prodejní pracovníci a pracovníci zákaznických služeb mohou vystavovat faktury zákazníkům. Lékařské a zubní ordinace vystavují pacientům faktury za poskytnuté služby. Číšník nebo servírka vystaví fakturu zvanou účet nebo šek stravníkům v restauracích za jídlo, které si objednají.
Příjemci stvrzenek jsou obvykle zákazníci, ale mohou to být účetní nebo účetní, stejně jako třetí strany, které dostávají stvrzenky na důkaz platby zákazníka za finanční řízení.
Použití faktur a příjmů
Faktury se používají k vyžádání plateb od kupujících, sledování tržeb, kontrole skladových zásob a usnadnění dodávek zboží a služeb. Faktury se také používají ke sledování očekávaných budoucích výnosů a ke správě vztahů se zákazníky tím, že nabízejí výhodné platební možnosti, jako jsou prodloužená období plateb nebo slevy za předčasné platby nebo hotovostní platby.
Potvrzení používají kupující nebo zákazníci k prokázání, že za zboží zaplatili, zejména v situacích, kdy je zboží vadné nebo vadné.