Několik úspěšných společností nepoužívá technologii ke zvýšení produktivity, efektivnější komunikaci a sledování zákazníků a zboží. Nejúspěšnější organizace se ve skutečnosti spoléhají na technologii téměř ve všech aspektech svého podnikání. I když je k dispozici mnoho druhů technologií, přechod na digitální verzi nemusí zastrašovat vlastníky firem. To vše lze rozdělit na srozumitelné bloky funkčnosti.
Stolní počítače a notebooky
Pro většinu společností je nejužitečnější část zařízení také nejvíce chápána. Stolní počítače s kancelářskými a produktivními softwarovými balíčky umožňují pracovníkům psát dopisy, analyzovat finanční informace, odesílat a přijímat e-maily a navrhovat obchodní prezentace.
Samotný počítač by mohl být stolní model se samostatným monitorem a klávesnicí nebo mobilní notebook. Existují dva hlavní typy počítačů. Nejběžnější jsou osobní počítače (PC) využívající Microsoft Windows a počítače Macintosh využívající operační systém Apple Computer jsou mezi tvůrčími profesionály populární.
Softwarové a produktivní nástroje
Software je načten do počítače, aby poskytoval specifické typy funkcí. Nástroje produktivity, jako je Microsoft Word, balíček textového editoru a Microsoft Excel, finanční tabulkový systém, mohou provádět mnoho nejběžnějších úkolů, které malá firma vyžaduje. Microsoft PowerPoint nebo Apple Keynote umožňují uživatelům rychle a snadno připravit profesionální prodejní prezentace. K dispozici jsou miliony dalších titulů, z nichž každý byl vyvinut za účelem provádění konkrétních úkolů.
Síťování počítačů a tiskáren
Počítače jsou často propojeny do jedné sítě. To umožňuje lidem v organizaci sdílet dokumenty nebo informace, poskytovat centrální úložiště pro ukládání dokumentů nebo lidem komunikovat pomocí e-mailu v kanceláři. Umožňují také několika počítačům sdílet tiskárnu nebo úložné zařízení. Síť může být omezena na počítače ve sdílené kanceláři nebo může být rozložena do více kanceláří a míst.
Systémy telefonní a hlasové pošty
Ačkoli možná nebudete považovat kancelářský telefon za kus technologie, dnešní systémy podnikových telefonů jsou poměrně složité. Nejběžnější typ telefonního systému se skládá z hardwarové jednotky, která pomocí softwaru rozděluje linku telefonní společnosti mezi jednotlivá sluchátka. Mezi tyto systémy často patří automatická obsluha, která volajícím pomáhá najít hledaného zaměstnance, a většina z nich také zahrnuje systém hlasové pošty pro zprávy.
Telefony založené na protokolu Voice over Internet Protocol (VOIP) jsou stále populárnější. VOIP telefony nevyžadují telefonní linku, ale místo toho směrují veškerý provoz přes internet do speciálního telefonu.
Systém finančního účetnictví
Přestože jsou účetní systémy technicky softwarové, zaslouží si jejich vlastní zmínku kvůli jejich klíčové roli v jakémkoli podnikání. Účetní systémy sledují každý dolar, který společnost utratí, a každý dolar z příjmů. Jednou z populárních voleb pro menší společnosti jsou Quickbooks od Intuit, které lze snadno nastavit a udržovat.
Větší společnosti možná budou chtít zvážit SAP Business One nebo Sage Accpac, které umožňují větší přizpůsobení a větší integraci s jinými systémy. Když se snažíte rozhodnout, který software je pro vás vhodný, požádejte o doporučení svého účetního.
Systém řízení zásob
Pokud vaše firma prodává zboží, možná budete chtít prozkoumat systém řízení zásob. Tyto systémy sledují každou položku ve vašem inventáři a zajišťují, že vám nedojdou zásoby, ani si příliš neobjednáte. Když dorazí nový inventář, systém se aktualizuje tak, aby odrážel přírůstky, a když se prodá, odečte se od součtů.
Systémy řízení vztahů se zákazníky
Systém řízení vztahů se zákazníky (CRM) sleduje zákazníka po celou dobu jeho zkušeností s vaší společností. Od okamžiku, kdy získáte informace o zákazníkovi, bude CRM systém sledovat jejich interakce s vámi. Pokud zákazník zavolá k objednání produktu nebo služby nebo zavolá pomoc nebo technickou otázku, CRM systém řekne servisnímu zástupci, kdy byly položky odeslány, co je objednáno zpětně a jaké další rozhovory, které zákazník mohl mít s vaším společnost.
Systémy CRM pomáhají budovat vztahy se zákazníkem shromažďováním všech informací, které vaše společnost od zákazníka shromažďuje, na jednom místě pro použití, kontrolu a proaktivní reakci.