Malé podniky často začínají s omezeným rozpočtem. Díky tomu jsou náklady na kontrolu nezbytné pro dlouhodobé zdraví společnosti. Jedním ze způsobů, jak snížit výdaje a podpořit odpovědné výdaje, je vývoj procesu interních žádostí o všechny nové nákupy.
Formulář žádosti o koupi
Formulář žádosti o objednávku je interní dokument, který zaměstnanci používají k vyžádání nákupu konkrétní položky. Zaměstnanec popisuje produkt a proč je potřebný. Tento formulář je poté odeslán dalším jednotlivcům a oddělením ve společnosti ke kontrole a schválení.
Proces rekvizice
Proces žádosti je interní a u společností se liší. Typický proces žádosti o objednávku však může fungovat takto:
- Zaměstnanec potřebuje nový přenosný počítač a obdrží žádost. Popíše laptop, který chce, a v případě potřeby vysvětlí, proč jej potřebuje. Poté požádá vedoucího svého oddělení, aby podepsal žádost.
- Poté, co supervizor podepíše formulář, může přejít na oddělení IT, aby se specialisté oddělení mohli ujistit, že je počítač kompatibilní se systémy společnosti a že splňuje standardy zabezpečení dat.
- Po schválení IT jde žádost na nákupní oddělení. Zaměstnanci oddělení získají počítač z několika maloobchodníků a rozhodnou se jej koupit od maloobchodníka, který nabízí nejlepší cenu. Nákupní oddělení vydá prodejní objednávku prodejci.
Výhody procesu rekvizice
Proces žádosti o místo má několik výhod, a to i pro malé podniky:
- Transparentnost: Proces rekvizice vyžaduje, aby zaměstnanci a jejich nadřízení odůvodnili nákup. Jednoduchý proces psaní, proč je konkrétní produkt potřebný, může snížit zbytečné nákupy. Může také minimalizovat nadměrné výdaje na drahé položky, pokud by méně nákladný produkt splňoval potřeby společnosti.
- Funkčnost a kompatibilita: Některé produkty, zejména softwarová elektronika, mohou být nekompatibilní se současným vybavením a systémy společností. Tím, že se od vedoucích jiných příslušných oddělení požaduje, aby se přihlásili k nákupu, podnik snižuje nebo eliminuje potřebu vrátit produkt, když se zjistí, že pro společnost prostě není vhodný.
- Získání nejlepší nabídky: Nákupní oddělení nebo referent nákupu mohou rozvíjet vztahy s dodavateli a zabezpečit preferované ceny u mnoha produktů.
Další úvahy o procesu rekvizice
Některé společnosti nevyžadují žádací formuláře pro všechny nákupy. Například firma může rozhodnout, že nákupy položek, které stojí méně než 100 USD a nejedná se o software, počítače nebo periferní zařízení, mohou být přímo schváleny a objednány vedoucím oddělení. Proces rekvizice může být přehnaný pro velmi malou firmu s pouze jedním nebo dvěma zaměstnanci. S růstem podnikání je však vždy dobrý nápad zkontrolovat nákupní procesy a implementovat nové procesy.