Účel pohotovostního plánování

Nikdo nemůže předvídat budoucnost ani to, jak vnější události a tržní podmínky ovlivní jeho schopnost pokračovat v činnosti. Podniky se však mohou připravit na události mimo jejich kontrolu. Organizace pomocí procesu „co kdyby“ vypracovaly pohotovostní plány, někdy nazývané plány kontinuity podnikání, k identifikaci neznámých scénářů, které mohou ovlivnit jejich provoz, jako jsou zemětřesení, požáry, násilí a další situace a jak budou reagovat na jednotlivé scénáře.

Co je pohotovostní plánování?

Nouzovou událostí je cokoli, co se vyskytne mimo rozsah běžných operací, což může nepříznivě ovlivnit schopnost organizace fungovat. Jednoduše řečeno, pohotovostní plánování je připravováno a je nedílnou součástí pravidelného plánování provozu. Pohotovostní plán je plánem řešení neobvyklých událostí. Bez ohledu na velikost potřebují všechny organizace pohotovostní plány.

Proč firma potřebuje pohotovostní cíle?

Účelem pohotovostního plánu je umožnit organizaci co nejrychleji se vrátit k běžnému provozu po nepředvídané události. Pohotovostní plán chrání zdroje, minimalizuje nepříjemnosti zákazníků a identifikuje klíčové zaměstnance, přičemž v rámci obnovy přiřazuje konkrétní odpovědnosti. Lidské zdroje mohou například vypracovat plány evakuace zaměstnanců; podporovat programy zaměstnaneckých výhod, jako je zdravotní péče nebo odměňování pracovníků; nebo podle potřeby najmout dočasné pracovníky.

Pohotovostní plány jsou jak pro celou organizaci, tak pro konkrétní oddělení. Například oddělení informačních služeb mají obvykle plán obnovy po katastrofě, který chrání, obnovuje a používá firemní data, včetně počítačového hardwaru, softwaru a instruktážních příruček.

Kdo odpovídá za riziko?

Hlavní vedení má celkovou odpovědnost za plánování pro nepředvídané události, včetně financování práce na vývoji, testování a údržbě plánu. Mnoho organizací jmenuje koordinátora nebo manažera pohotovostního plánu, který má celkovou odpovědnost za vývoj a údržbu plánu. V malé firmě může být koordinátor vlastník nebo manažer. Komunikuje se zaměstnanci a školí je o plánu a jejich odpovědnosti. Pravidelně testuje plán pomocí falešných situací, aby identifikovala problémy a oblasti pro zlepšení a aktualizuje plán tak, aby odrážel změny v organizaci a technologii.

Otázky zúčastněných stran a regulační požadavky jsou rovněž začleněny do procesu plánování. Pokud se například do oblasti přesouvá hurikán, měli by správci klientských účtů skript nebo kontrolní seznam, které by mohli použít při komunikaci s každým klientem.

Tipy pro vypracování pohotovostního plánu

Vypracování pohotovostního plánu začíná identifikací funkčních oblastí nezbytných pro obchodní operace a následováním následujících klíčových kroků pro každou oblast:

  • Určete, jak by každá situace, například požár nebo povodeň, ovlivnila tyto klíčové oblasti; jaká opatření by byla přijata; a zdroje potřebné pro každou z nich.

  • Stanovte cíle pro návrat k základním operacím a návrat k úplnému normálnímu provozu.

  • Identifikujte každý požadovaný proces a zdokumentujte každý krok v procesu, co je třeba udělat, spolu se zaměstnanci a dalšími prostředky potřebnými k dokončení práce.

  • Vypracujte plány pro každou funkční oblast a organizaci jako celek a poté plány pravidelně testujte a vylepšujte.

  • Nakonec implementujte komunikační a vzdělávací plán, který zaměstnance informuje o změnách a připomíná jim jejich role a odpovědnosti.