Chcete-li získat maximální výhody z informačního systému vaší společnosti, musíte využít všechny jeho kapacity. Informační systémy získávají na důležitosti zpracováním dat ze vstupů společnosti a generováním informací, které jsou užitečné pro správu vašich operací. Chcete-li zvýšit účinnost informačního systému, můžete přidat další data, aby byly informace přesnější, nebo je můžete použít novými způsoby.
Systémy podnikové komunikace
Součástí řízení je shromažďování a distribuce informací a informační systémy mohou tento proces zefektivnit tím, že umožní manažerům rychlou komunikaci. E-mail je rychlý a efektivní, ale manažeři mohou využívat informační systémy ještě efektivněji tím, že ukládají dokumenty do složek, které sdílejí se zaměstnanci, kteří tyto informace potřebují. Tento typ komunikace umožňuje zaměstnancům systematicky spolupracovat.
Každý zaměstnanec může sdělit další informace provedením změn, které systém sleduje. Manažer shromáždí vstupy a odešle nově revidovaný dokument své cílové skupině.
Řízení obchodních operací
To, jak řídíte provoz vaší společnosti, závisí na informacích, které máte. Informační systémy mohou nabídnout úplnější a novější informace, což vám umožní efektivněji provozovat vaši společnost. Informační systémy můžete využít k získání nákladové výhody oproti konkurenci nebo k odlišení se tím, že nabídnete lepší služby zákazníkům. Údaje o prodeji vám poskytnou informace o tom, co zákazníci kupují, a umožní vám skladovat nebo vyrábět zboží, které se dobře prodává. S vedením z informačního systému můžete zefektivnit své operace.
Rozhodování společnosti
Podnikový informační systém vám může pomoci lépe se rozhodovat tím, že vám poskytne všechny potřebné informace a že bude modelovat výsledky vašich rozhodnutí. Rozhodnutí zahrnuje výběr postupu z několika alternativ a provedení příslušných úkolů. Pokud máte přesné a aktuální informace, můžete si vybrat s jistotou.
Pokud více možností vypadá lákavě, můžete pomocí informačního systému spustit různé scénáře. Pro každou možnost může systém vypočítat klíčové ukazatele, jako jsou tržby, náklady a zisky, které vám pomohou určit, která alternativa přináší nejvýhodnější výsledek.
Vedení firemních záznamů
Vaše společnost potřebuje záznamy o svých aktivitách pro finanční a regulační účely, jakož i pro hledání příčin problémů a přijímání nápravných opatření. Informační systém ukládá dokumenty a historii revizí, komunikační záznamy a provozní data. Trik na využití této schopnosti záznamu spočívá v organizaci dat a použití systému ke zpracování a prezentaci jako užitečné historické informace. Tyto informace můžete použít k přípravě odhadů a předpovědí nákladů a k analýze toho, jak vaše akce ovlivnila klíčové ukazatele společnosti.