Komunikační problémy na pracovišti mohou mít negativní dopad na morálku, produktivitu a meziresortní pracovní vztahy. Pokud nebudou aktuální komunikační problémy ponechány bez kontroly, mohou se potenciálně snížit na zisky, zvýšit obrat a vést k chybám, které negativně ovlivňují veřejný obraz společnosti. Rozpoznání a řešení běžných problémů může problémy vyrovnat, než se jim vymknou z rukou. Sledujte běžné komunikační problémy na pracovišti a rychle je vyřešte.
Selhání úplné komunikace
Na pracovišti, kde dominují rychlé odpovědi prostřednictvím textu a e-mailu, mohou být podrobnosti ztraceny, přehlédnuty nebo nepochopeny. Odpověď „ano“ na řadu otázek v e-mailu není jasná. Odpověď „OK“ na otázku, zda můžete dokument zkontrolovat, neřeší otázku, kde se dokument nachází, jaký druh kontroly je požadován nebo kdy je třeba vrátit úpravy.
Řešení: Zajistěte, aby byly e-mailové požadavky jasné a podrobné, a aby odpovědi byly úplné a komplexní. Než stisknete Odeslat, zeptejte se sami sebe:
- Odpověděl jsem na každou otázku úplně?
- Bude mít příjemce po přečtení mého e-mailu nějaké nevyřešené otázky?
Za předpokladu, že někdo jiný má míč
Pokud jste součástí skupinového brainstormingu, skupinového e-mailu nebo skupinového projektu, vždy existuje potenciál předpokládat, že někdo jiný má pokrytý úkol. Když každý předpokládá, že někdo jiný manipuluje s věcmi, míč nevyhnutelně spadne, což vede k osočování, vině a zmeškaným termínům.
Řešení: V jakékoli skupinové dynamice musí existovat osoba, která bude bodem, aby na konci diskuse nebo debaty stanovila a vyjasnila role. Skupinový e-mail, který objasňuje, kdo co dělá a kdy, zefektivňuje skupinové iniciativy.
Selhání automatické úpravy
Samočinná editace je dobrá obchodní technika, která se učí v písemné i ústní formě. Pokud nezohledníte, co se chystáte napsat nebo říct, může to vést ke zhroucení komunikace, buď proto, že nedokážete správně formulovat své myšlenky, nebo proto, že nereagujete bez přemýšlení, což vede ke zraněním pocitů a nedorozuměním.
Řešení: Než stisknete Odeslat, zkontrolujte obsah, pravopis, gramatiku a platnost. Poté zkontrolujte svůj tón a ujistěte se, že příjemce nemůže špatně vykládat vaše slova. Když mluvíte ve vyhřívaném prostředí, pečlivě vybírejte slova a alespoň jednou je projděte mentálním filtrem, než je vyslovíte nahlas.
Být nepřipravený
Pokud přijedete pozdě na schůzku nebo se blížíte termínu a jste nepřipraveni, můžete být v pokušení to zařídit. Pokud nejste připraveni, mohou nastat chyby, nedorozumění a dokonce i nesprávné směrování projektu nebo úkolu.
Řešení : Buďte organizovaní a připravení. Pokud tomu tak není, je lepší si přiznat, že potřebujete více času, než hodit nápad o zeď a doufat, že se udrží.
Použití nesprávného komunikačního nástroje
Jsou chvíle, kdy je e-mail vhodný, a jindy, kdy je vhodnější telefonní hovor nebo osobní schůzka. Nesprávné posouzení situace a výběr nesprávného nástroje může vést k přerušení komunikace a vytvořit zmatek, nedorozumění a pocity zranění.
Řešení: Pokud si každý den vyměňujete nesmyslné informace, e-mail je v pořádku. Pokud se pokoušíte rozplést nepříznivou situaci plnou dezinformací, telefonní hovor nebo Skype relace umožňují efektivnější výměnu tam a zpět. Pokud přinášíte špatné zprávy nebo vedete vážnou nebo svárlivou debatu, je nejlepší volbou osobní přístup. Umožňuje vám číst řeč těla, měřit temperament a navázat osobní kontakt.
Říká příliš mnoho
Někdy sdílíme, když mluvíme, než si myslíme. Jindy pomlouváme a vyměňujeme si nevhodné informace. Někdy nedbalost vede k nadměrnému sdílení nebo uvolnění osobních nebo citlivých informací - myslete na scénář, ve kterém omylem narazíte na „odpovědět všem“ nebo „přeposlat“ v e-mailové konverzaci, ve které vy a váš kolega mluvíte o zákazníkovi hanlivě.
Řešení: Zdůrazněte potřebu mlčenlivosti na pracovišti, pořádejte citlivé schůzky za zavřenými dveřmi, zdržujte se poskytování vysoce důvěrných nebo citlivých informací do e-mailu a zastavte drby ve svých stopách.
Efektivní a efektivní komunikace začíná shora dolů. Pokud ještě nemáte zavedenou komunikační politiku pro osvědčené postupy, vytvořte ji a použijte ji pro akce orientace a školení zaměstnanců. Vezměte také v úvahu, že problémem, který se objeví v důsledku špatné komunikace, mohou být neúčinné obchodní praktiky, špatná organizace nebo nedostatečné dovednosti v řízení času. Než obviňujete komunikační problémy, posuďte další příčiny poruchy efektivního provozu.