Leden je pro účetní oddělení a malé podnikatele vždy rušným měsícem, když připravují daňové doklady pro zaměstnance a jejich podnikání. Prohlášení zaměstnanců o mzdách a daních, známé jako W-2, je oficiální dokument používaný k vykazování zdanitelných příjmů a výše srážkové daně pro sociální zabezpečení, Medicare a státní a místní samosprávy. Tento důležitý dokument nepoužívá pouze Internal Revenue Service (IRS) pro daňové účely, ale v průběhu života zaměstnance používá jeho historii výdělků Správa sociálního zabezpečení (SSA) k určení způsobilosti a výhod při odchodu do důchodu.
Porozumění W-2
Než strávíte čas vyplňováním jakéhokoli formuláře, ujistěte se, že používáte ten správný. Zaměstnavatelé jsou povinni vyplňovat formuláře W-2 za každého zaměstnance, kterému provedli jakékoli platby, včetně bezhotovostních plateb, výměnou za služby v průběhu roku.
I když nejste oficiální firmou, ale někomu platíte jako zaměstnanec domácnosti, musíte za něj podat W-2. Pokud jste však za práci zaplatili dodavateli (nezaměstnanému), budete muset použít jiný formulář, 1099-MISC.
Věci, které budete potřebovat
Formulář W-2 a W-3
Roční čísla mezd
Údaje o ročním odpočtu
Mzdový účetní software
Tiskárna
Vyberte formát podání
Máte dvě možnosti, pokud jde o ukládání dokumentů W-2. Papírové formuláře nebo soubory můžete vyplňovat elektronicky na webových stránkách SSA Business Services Online.
Papírové formuláře
Pokud se rozhodnete použít papírové formuláře, musíte si je objednat u IRS. Snadné online objednávání je k dispozici na webových stránkách www. irs.gov/orderforms. Nezapomeňte si objednat formulář pro správný rok; v lednu budete vyplňovat formuláře za právě dokončený rok, ne za aktuální rok. Vždy tiskněte čitelně černým inkoustem. Pomocí této metody můžete odeslat až 249 formulářů zaměstnanců.
Elektronické podání
Rychlejším způsobem, jak podat formuláře, je použití bezplatného webu Business Services Online (BSO) provozovaného SSA. Budete si muset nastavit účet a heslo, které je nutné pravidelně měnit.
Prostřednictvím tohoto systému můžete ručně zadat až 50 zaměstnanců na podání. Můžete také nahrát formátovaný soubor mezd pro velký počet zaměstnanců. Pokyny pro formátování lze stáhnout z webových stránek BSO.
Shromážděte informace o mzdě zaměstnanců
Spouštějte souhrnné zprávy o mzdách pro každého zaměstnance. Zprávy by měly obsahovat podrobnosti o tom, kolik peněz bylo za celý rok vyplaceno, a také o výši zadržených daní u federální daně z příjmu, státních a místních daní, daní ze sociálního zabezpečení a Medicare.
Zadejte data do každého formuláře
Při vyplňování každého formuláře W-2 postupujte podle pokynů poskytnutých IRS. Zadáte následující informace:
-
- Jméno, adresa a číslo sociálního zabezpečení každého zaměstnance
- Vaše obchodní jméno, adresa, EIN (identifikační číslo zaměstnavatele) a identifikační číslo státu
- Součty mezd, tipů a jiných náhrad
- Součty daní v každé kategorii
- Volitelné odklady nebo případně určené příspěvky Roth IRA
- Zdanitelné náklady zaměstnavatelem placeného zdravotního nebo životního pojištění, pokud existuje
Při zadávání údajů do online formulářů ukládejte data po každém zadání. V případě potřeby můžete web opustit a vrátit se k dokončení práce později.
Zkontrolujte své dokončené W-2
Po zadání všech vašich zaměstnanců W-2 zkontrolujte jejich přesnost. SSA doporučuje tisknout neoficiální kopie a předat je zaměstnancům ke kontrole. Zkontrolujte zejména pravopis jmen, správné adresy a správná čísla sociálního zabezpečení. Pokud odešlete formuláře a zjistíte chyby později, budete muset znovu odeslat opravený formulář.
Vytiskněte a distribuujte své formuláře
Když je vše ověřeno jako správné, vytiskněte si W-2 a distribuujte je svým zaměstnancům. Nezapomeňte jim poslat e-mail nejpozději do 31. ledna, abyste dodrželi termín IRS.
Odesílejte formuláře SSA
Posledním krokem je podání všech formulářů s SSA. Ačkoli IRS a státní a místní samosprávy používají W2 k ověřování výdělků, je to správa sociálního zabezpečení, která dohlíží na ukládání těchto dokumentů. V papírové i elektronické podobě obdržíte také W-3, což je formulář Převod mezd a daňových výkazů; musí být předložen spolu s každou várkou W-2.
Představte si W-3 jako kartu „součty“. Seznam všech vašich identifikačních údajů o zaměstnavateli a celkové částky zaplacené nebo zadržené v každé vykazované kategorii za celou vaši společnost. Rovněž uvedete celkový počet jednotlivých W-2 odeslaných vaší společností. W-3 slouží jako kontrola k identifikaci případných chyb ve vašem podání.
Spropitné
Netiskněte kopii červené verze formuláře W-2, která se nachází na webu IRS, a neposílejte jej na SSA. Formulář nelze naskenovat a nebude přijat; můžete dokonce dostat pokutu. Místo toho si objednejte papírové formuláře přímo z IRS a pošlete je e-mailem nebo elektronicky podejte na Správa sociálního zabezpečení prostřednictvím svého webu online služeb.