Otevření a provoz firmy stojí peníze, ať už náklady na spuštění, režijní náklady, mzdy nebo kancelářské potřeby, stejně jednoduché jako poznámkové bloky. Existují tři hlavní druhy kategorií kancelářských výdajů, které je třeba vzít v úvahu: běžné kancelářské výdaje, kancelářské potřeby a velké kancelářské vybavení, jako je nábytek. Když společnosti připravují své daně z podnikání tak, aby dostaly odpočty, je třeba s nimi zacházet správně.
Obecné kancelářské výdaje vs. zásoby
Obecné kancelářské výdaje souvisejí s kancelářskými operacemi. Seznam obecných kancelářských výdajů může zahrnovat stolní a přenosné počítače a tablety, systémy kancelářských telefonů a mobilní telefony zaměstnanců, účetní software, webové služby a poplatky za internet. Mezi další provozní výdaje mohou patřit úklidové služby a služby.
Kancelářské potřeby jsou krátkodobé položky, které je třeba znovu naplnit nebo vyměnit. Inline Accounting radí, aby v závislosti na typu podnikání zahrnovaly inkoust do tiskárny, toner, kávu, sponky, pera, vodu a papírnictví, včetně papírových faktur. Velké předměty, které stojí více peněz, například kancelářský nábytek, se považují za obchodní vybavení.
Obchodní náklady vs. kapitálové výdaje
Kapitálové výdaje jsou prostředky, které podniky používají k získání, údržbě a zdokonalení hlavních hmotných aktiv. K těmto výdajům dochází, když společnosti provádějí velké investice, rozšiřují provoz nebo začínají velké projekty. Mezi ně patří výstavba nového skladu, instalace nové střechy nebo nákup vozového parku.
Jedná se o jinou kategorii než obchodní výdaje. Kapitálové výdaje jsou určeny pro dlouhodobé obchodní potřeby, zatímco obchodní výdaje jsou krátkodobější. Kapitálové výdaje nelze plně odečíst stejným způsobem jako kancelářské potřeby a výdaje.
Obecná nařízení o nákladech na podnikání IRS
Freshbooks vysvětluje, že obchodní výdaje, jako jsou kancelářské potřeby, lze odečíst z daňových přiznání, pokud je podnik v provozu, aby dosáhl zisku. Obecně musí být obchodní výdaje „běžné i nezbytné“. Jinými slovy, musí to být očekávané náklady na provozování typu podnikání a potřebné pro každodenní a dlouhodobý provoz.
Obchodní výdaje musí být odděleny od kapitálových výdajů, výdajů použitých ke stanovení nákladů na prodané zboží a osobních výdajů. Obecně můžete odečíst celkovou částku jakéhokoli obchodního nákladu, pokud splňuje tato „běžná a nezbytná“ kritéria a nejde o kapitálový náklad.
IRS má různá pravidla pro domácí podniky. Tito vlastníci podniků musí rozlišovat mezi položkami, které se používají výhradně pro podnikání, a těmi, které se nepoužívají. Přenosný počítač, který se používá pro školní práci dětí, nelze klasifikovat jako obchodní výdaje. Pokud se ale někdy používá k podnikání, možná si budete moci odečíst část určitých výdajů.
Seznamy výdajů na podnikání
Podnik, který se nenachází v domácnosti, může být schopen odečíst různé obchodní výdaje. Velké společnosti mohou mít více kvalifikovaných odpočtů než malé. Seznam obchodních výdajů velké společnosti může zahrnovat nájem, pojištění, pronájem vybavení, bankovní poplatky, poplatky za zpracování mezd, programy zdravotní péče a benefity zaměstnanců a právní poplatky.
Malé společnosti mohou také být schopny odečíst mnoho z těchto nákladů. Podniky, které zaměstnávají prodejce, mohou být schopny odečíst náklady na služební automobily, cestování, ubytování a školení. Podle společnosti Ageras mohou být také odečteny další výdaje spojené s údržbou, opravami a uniformami.
Seznam způsobilých kancelářských výdajů pro domácí podniky je trochu jiný. V domácnosti musí existovat oblast, která se používá výhradně k podnikání. Tento seznam výdajů na podnikání může zahrnovat část daní z nemovitosti a hypotéční úroky z domu, samostatnou telefonní linku používanou pouze pro společnost, pojištění, bezpečnostní systém, údržbu domu, údržbu a opravy.
Srážky nákladů na malé kanceláře
Chcete-li požadovat jakékoli odpočty kancelářských výdajů, musí podnik uchovat rozepsané účtenky. Když podnik založí své daňové formuláře, odečte si kancelářské potřeby od zisku. Takže společnost, která vydělá zisk 100 000 USD a utratí 15 000 USD za kancelářské potřeby, má zisk 85 000 USD pro daňové účely, pokud neexistují jiné odpočty.
Všeobecné a administrativní výdaje na podnikání jsou obvykle odečitatelné ve stejném roce, ve kterém byly zaplaceny. Existuje výjimka pro náklady přímo spojené se zahájením nového podnikání; tyto musí být kapitalizovány po dobu pěti let.
Existují pravidla, jak lze odečíst věci, jako jsou výdaje na zábavu a dary klientů. Například podnikatelé mohou odečíst 50 procent jídla klienta, ale toto je omezeno pouze na jednu osobu; skupinová jídla a večírky se nepočítají. U dárků od klientů je povolen odpočet 25 procent.
Odpočty výdajů na domácí kancelář
Fyzický prostor domácí kanceláře lze odečíst jedním ze dvou způsobů: zjednodušeným nebo standardním. IRS popisuje odpočet zjednodušené metody jako „5 USD za čtvereční stopu kancelářských prostor až do 300 čtverečních stop“. Standardní metoda je složitější; sleduje skutečné výdaje a vypočítává konečné číslo na základě procenta domu, které se používá k podnikání.
Ostatní odpočty výdajů na domácí kancelář se také počítají jako procenta na základě kancelářského prostoru nebo počtu najetých kilometrů. Mezi ně patří doprava, internetové služby, používání telefonu a další položky.
Způsoby kategorizace výdajů
Obchodní náklady lze dále rozdělit do tří kategorií: pevné, variabilní a periodické. Fixní náklady zůstávají stejné, ale mohou se v určitou dobu, například za rok, trochu změnit. Zřejmým příkladem je měsíční splátka nájemného, která se zvyšuje po 12 měsících.
Variabilní výdaje nejsou konzistentní a mohou představovat největší výdaje firmy. To lze vidět na mzdových nákladech, účtech, nákupech zásob a uvedení nových produktů na trh. Pravidelné výdaje jsou neočekávané a může být obtížné je naplánovat. Součástí toho je i nutnost předělat velkou, nesprávnou objednávku, vyměnit počítačový systém nebo otevřít novou kancelář.
Jak funguje odpisování?
IRS umožňuje majitelům malých podniků odepsat prvních 18 000 $ zaplacených za vybavení zakoupené pro firemní použití pouze v daném roce. Pokud si podnik obvykle každý rok nakoupí tolik vybavení, možná bude chtít hned využít výhody plné daňové úlevy.
Pokud se jedná spíše o variabilní nebo periodické náklady, může vlastník firmy chtít využít odpisy. Jedná se o snížení hodnoty aktiva v průběhu času. Odpisy jsou pro podnikatele odčitatelné z daní a jsou založeny na vzorci IRS. Umožňuje osobě, která podává přihlášku, odpisovat nákupní náklady v průběhu času, aby je rozložil.
Několik druhů kancelářských výdajů lze v rozvahách klasifikovat jako dlouhodobá aktiva a lze je odepisovat. Společnosti používají dlouhodobý majetek k dlouhodobému výdělku a tato aktiva zůstávají ve společnosti delší dobu. Mezi příklady patří firemní vozidla, nábytek, počítače a stroje.
Užitečné zdroje pro registraci daní
IRS má na svých webových stránkách spoustu informací, které mohou vlastníkům firem pomoci s přípravou daní. Publikace IRS 535 o obchodních výdajích obsahuje pokyny pro témata, která zahrnují výdaje na nájemné, placení zaměstnanců, amortizaci a vyčerpání.
Tento formulář také odkazuje na Business Services Online, které sponzoruje Správa sociálního zabezpečení. Business Services Online poskytuje možnosti online registrace pro účetní, CPA a další registrované agenty, kteří zpracovávají určité daňové formuláře.